DEMAK — Sekretaris Daerah Kabupaten Demak Akhmad Sugiharto menyebut pelayanan Prokompim bukan sekadar mengatur agenda dan protokoler pimpinan. Menurutnya, ada tanggung jawab lebih besar: memastikan komunikasi pemerintahan berjalan baik, sekaligus mendokumentasikan dan mempublikasikan setiap kegiatan pimpinan secara akurat.
Pernyataan itu disampaikan Akhmad dalam Forum Konsultasi Publik (FKP) Bagian Prokompim Kabupaten Demak, Senin. Forum ini melibatkan pengguna layanan untuk mengevaluasi kualitas pelayanan yang selama ini diberikan.
Tiga Fungsi Utama yang Harus Berjalan Sinergis
Akhmad merinci tiga fungsi utama Prokompim yang dinilainya harus berjalan terintegrasi. Pertama, memastikan agenda pimpinan berlangsung tertib, terkoordinasi, dan memberi makna bagi pelaksanaan pemerintahan.
Kedua, menyampaikan informasi serta kebijakan pimpinan secara tepat, terbuka, dan mudah dipahami masyarakat. Ketiga, mendokumentasikan sekaligus mempublikasikan setiap kegiatan pimpinan secara akurat sebagai bagian dari keterbukaan informasi publik.
"Ketiga fungsi tersebut harus berjalan secara sinergis untuk mewujudkan pelayanan yang efektif, transparan, dan profesional," ujarnya.
Menurut Akhmad, pelayanan Prokompim menjadi bagian penting dalam mendukung kelancaran aktivitas pimpinan daerah. Berbagai agenda pimpinan kerap melibatkan perangkat daerah maupun instansi lain sehingga menuntut koordinasi yang baik.
Ia pun mendorong Prokompim terus meningkatkan kualitas pelayanan, memperkuat koordinasi lintas perangkat daerah, serta memastikan setiap kebutuhan agenda pimpinan difasilitasi tepat waktu sesuai ketentuan.
FKP Jadi Ruang Inventarisasi Masukan Pengguna Layanan
Plt Kepala Bagian Prokompim Kabupaten Demak Agustin Eka Safitri mengatakan FKP menjadi momentum untuk mendapatkan masukan dari pengguna layanan sekaligus mengevaluasi kualitas pelayanan yang selama ini diberikan.
"FKP ini untuk menginventarisasi masukan dari pengguna layanan, mengidentifikasi permasalahan dalam penerapan SOP, serta mendapatkan rekomendasi untuk penyederhanaan maupun penyempurnaan SOP," katanya.
Agustin menyebut forum tersebut juga bertujuan menyepakati standar pelayanan yang masih perlu ditingkatkan. Selain itu, FKP menyusun rencana tindak lanjut dari hasil konsultasi serta membangun komitmen bersama dalam meningkatkan kualitas pelayanan Bagian Prokompim.
Masukan dari pengguna layanan diharapkan menjadi bahan evaluasi untuk memperbaiki proses pelayanan Prokompim agar semakin sesuai kebutuhan dan ketentuan yang berlaku.
Koordinasi Lintas OPD Jadi Kunci Kelancaran Agenda Pimpinan
Agustin menegaskan Prokompim berkomitmen memberikan pelayanan sesuai standar operasional prosedur (SOP) dengan mengedepankan profesionalitas, ketepatan waktu, dan koordinasi.
Kapasitas pelayanan Prokompim mencakup fasilitasi kelancaran agenda pimpinan yang bersifat lintas organisasi perangkat daerah (OPD). Karakter pelayanan itu membuat koordinasi menjadi aspek penting agar setiap agenda berjalan sesuai rencana.
"Pelayanan Prokompim harus dilakukan sesuai SOP, tepat waktu, dan profesional. Karena banyak agenda pimpinan yang bersifat lintas OPD, sehingga membutuhkan koordinasi yang baik," jelasnya.
Koordinasi lintas OPD diperlukan karena setiap agenda pimpinan dapat melibatkan sejumlah perangkat daerah dengan tugas dan tanggung jawab berbeda. Prokompim berperan menghubungkan kebutuhan masing-masing pihak agar persiapan kegiatan dilakukan secara terarah.
Dengan koordinasi yang terencana, informasi mengenai agenda pimpinan dapat disampaikan kepada pihak terkait secara tepat. Kebutuhan protokoler, komunikasi, dokumentasi, serta pelayanan lainnya juga dapat dipersiapkan sebelum kegiatan berlangsung.
Prokompim Terbuka Fasilitasi Instansi Vertikal dan Lembaga Lain
Agustin menambahkan Prokompim juga terbuka memberikan fasilitasi kepada instansi vertikal maupun lembaga lainnya yang membutuhkan koordinasi dengan pimpinan daerah.
Fasilitasi dilakukan dengan mengomunikasikan kebutuhan kegiatan kepada pimpinan sekaligus memastikan koordinasi antarpihak berjalan baik. Dengan begitu, agenda yang melibatkan pimpinan daerah dapat terlaksana lancar.
"Ketika ada instansi vertikal yang membutuhkan dukungan, kami siap memfasilitasi dan mengomunikasikan dengan pimpinan. Harapannya, seluruh kebutuhan koordinasi dapat berjalan dengan baik dan kegiatan dapat terlaksana secara lancar," pungkasnya.
